Поддържане на системи
за управление

Поддържането на система за управление включва:

  • Създаване на план за непрекъснато подобряване на поддръжката;
  • Координиране с екипа, отговарящ за изпълнението;
  • Осигуряване на подходящо обучение на служителите, включително повишаване на информираността, както и курсове за управление на качеството, в допълнение към осигуряването на компетентност на служителите в задачите, които те трябва да изпълнят;
  • Текущ контрол на процесите и документите;
  • Провеждане на вътрешен одит;
  • Проверка на ръководството след одита;
  • Въвеждане на текущи корекции и подобрения;
  • Осъществяване на подобрения на непрекъснат принцип;
  • Интегриране с други съществуващи системи за управление на ISO.

Точно както софтуерният продукт непрекъснато се подобрява, за да се гарантира, че той осигурява функционалността, изисквана от потребителите, така и системата за управление на качеството трябва да бъде преразгледана и подобрена, за да се гарантира, че тя продължава да предлага правилното ниво на поддръжка по най-ефикасен начин. Има два вида поддръжка:

  • Администриране - гарантиране, че има актуални процедури;
  • Подобрения в системата - промени в работните практики, дължащи се на нови методологии, подобрения в технологиите и т.н.
    Има няколко начина, по които системата за управление на качеството се преглежда, за да се гарантира, че тя се поддържа правилно.
  • Одит - вътрешен и външен;
  • Преглед на формуляри / Процедури за повторно издаване;
  • Прегледи от ръководството;
  • Оплаквания от клиенти.

Одити

След сертифицирането, оценяващият орган извършва одити на всеки шест месеца. Тези одити се извършват главно, за да се потвърди, че системата за управление на качеството все още отговаря на изискванията на стандарта, на който е сертифицирана. Въпреки това всички несъответствия, които са повдигнати, и коментарите, направени в одитния доклад, ще помогнат да се откроят всички слаби връзки в системата и да се използват за нейното подобряване. Сертификатите са валидни само за три години и в края на това време цялата система ще бъде преоценена от одиторите, за да се гарантира, че тя все още отговаря на съответните стандарти.

Преглед на формуляри

Както беше споменато по-горе, формулярите за преглед са предоставени с всички процедури, които са издадени. От персонала се изисква да ги попълни за всякакви предложени подобрения. Формулярите се връщат в продуктовата поддръжка и след това се предават на съответния мениджър на функциите за разглеждане. Ако промените са включени в системата за управление на качеството, съответните членове на персонала ще бъдат информирани за промяната в работните практики.

Преглед на ръководството

Това е жизненоважна част от поддържането на системата за управление на качеството. Системата за управление на качеството следва да подкрепя целите на компанията. Наложително е ръководството на компанията да даде обратна информация за неговата ефективност. На заседание на ръководителите на бизнес звена за обсъждане на предишни резултати и планове за бъдещето се дава отчет за дейността и състоянието на системата за управление на качеството. След това мениджърите се канят да направят коментарите си относно доклада и да предложат области за подобрение.

Процедура за жалби

Анализът на оплакванията на клиентите е друг механизъм за поддържане на системата за управление на качеството. Провеждат се протоколи за жалбите и предприетите действия за разрешаването им, след което те се анализират, за да се покаже кои процеси, ако има такива, трябва да бъдат подобрени, за да се предотврати възникването на такива оплаквания.